На Docflow 2012 много внимания было уделено дискуссиям об «облачных решениях», как оказалось - это едва ли не самая популярная нынче тема среди экспертов.
Я поинтересовалась у одного из них, что же такое «облако», мне объяснили, что «облачные решения», это, по сути, возможность работы в удаленном доступе.
Воображение тут же нарисовало картинку «облаков» применительно к электронному документообороту, где небольшая по численности компания решила установить СЭД. И чтобы не привлекать дополнительный IT персонал, не закупать дополнительное оборудование или обновлять нынешнее, арендует сервер. Например, у компании-поставщика системы электронного документооборота.
Однако, прочитав ряд статей по теме облачных технологий, становится ясным, что в современном мире понятие «облака» интерпретируется гораздо шире. И статей в сети по данной тематике - великое множество, и, как справедливо высказался автор одной из них: - «…обилие публикуемых материалов не только не вносит ясности в рассматриваемый вопрос, но и усложняет понимание облачных концепции».
Так все-таки, где заканчивается удаленный доступ и начинаются облачные технологии?
Начнем с обзора определений «облака» и «облачных технологий», которых довольно много:
Облака, кратко говоря, - это реализация динамической виртуализированной инфраструктуры.
Облако — это не что иное, как некий крупный дата-центр (или сеть взаимосвязанных между собой серверов).
Облачные технологии - это технологии обработки данных, в которых компьютерные ресурсы предоставляются Интернет-пользователю как онлайн-сервис. Слово «облако» здесь присутствует как метафора, олицетворяющая сложную инфраструктуру, скрывающую за собой все технические детали… Это одна большая концепция, включающая в себя много разных понятий, предоставляющих услуги. Например, программное обеспечение, инфраструктура, платформа, данные, рабочее место и т.п.
В последнее время вопросы, связанные с построением облачных систем начинают привлекать не только крупные компании, но и государственные структуры в различных странах мира. Совсем недавно группой экспертов был выпущен документ, предназначенный для Еврокомиссии, в котором была предпринята попытка систематизировать современный опыт в области построения облачных систем и выработать рекомендации по развитию IT систем в Евросоюзе.
Согласно этому документу, «облако — это динамично расширяемая информационная система, при необходимости предоставляющая потребителям IT сервисы с заданными характеристиками и позволяющая контролировать качество предоставления услуг согласно заложенным метрикам».
Самое важное в этом определении то, что облачные системы являются сервис-ориентированными: их основная задача — обеспечить потребителя качественной услугой.
Соответственно, выделяется несколько моделей предоставления услуг:
- инфраструктура как услуга (IaaS)
Как правило, модель IaaS подразумевает предоставление виртуального сервера, хранилища, сетевой инфраструктуры;
- платформа как услуга (PaaS)
— предоставление доступа к программной платформе. Пользователи могут создавать и размещать собственные приложения на базе данной платформы, они имеют доступ к управлению ресурсами более низкого уровня (операционная система, хранилища данных и.т.д.);
- ПО как услуга (SaaS)
— предоставление программного обеспечения. В данной модели пользователи получают доступ только к функционалу необходимого ПО через сеть. *
Согласно SaaS-концепции вы платите не единовременно, покупая продукт, а как бы берете его в аренду. Причем, используете ровно те функции, которые вам нужны (и, соответственно, платите за них же).
С определениями и моделями услуг немного разобрались.
Теперь попытаемся понять суть работы облачных технологий.
Если взять простой пример компьютерных игр, « то технически это выглядит следующим образом: сама игра располагается на удаленном сервере и там же производится обработка графики, которая на компьютер конечному пользователю поступает уже в «готовом» виде. Проще говоря, те вычисления, которые при обычной игре на компьютере выполняют видеокарта и процессор, здесь уже выполнены на сервере, а ваш компьютер используется лишь как монитор.» *
С кого же начались такие сказочные услуги?
Публичная история собственно cloud computing в современной реализации начинается примерно с 2006 года. Именно тогда не нуждающаяся в представлении компания Amazon представила свою инфраструктуру веб-сервисов (Web Services), обеспечивающую не только хостинг, но и предоставляющую клиенту удаленные вычислительные мощности. Вслед за Amazon аналогичные сервисы представили Google, Sun и IBM. А в 2008 году свои планы в этой области озвучила компания Microsoft. Причем Microsoft анонсировала не просто сервис, но полноценную облачную операционную систему Windows Azure.
Теперь обратимся к интересующей области, непосредственно связанной с СЭД. Что значат «облачные технологии» для нее?
Удаленный доступ к СЭД обеспечивает сотрудника актуальной информацией по принимаемым в компании решениям, дает возможность участвовать в обсуждениях и принятии этих решений независимо от того, где находится сотрудник. Конечно, в первую очередь это актуально для руководителей, так как без согласования с ними не принимается ни одно важное решение. Однако представители среднего звена тоже могут по достоинству оценить возможности удаленного доступа к СЭД. Например, руководители производственных отделов крупных компаний, которые постоянно находятся на объектах, или менеджеры по продажам, которым приходится часто выезжать на встречи, благодаря этой возможности смогут вовремя просмотреть и согласовать документы, подготовленные бэкофисом для заказчиков.
Чем облачные технологии могут помочь бизнесу?
Во-первых, пользователю не нужно заботиться о производительности своего ПК, не нужно переживать о свободном месте на дисковом пространстве.
Во-вторых, пользователь платит только за услугу, предоставленные возможности и только за конкретные функции.
В-третьих, облачные технологии помогают бизнесу в сезонном смысле. Например, если компания продает подарки к международному женскому дню, который как все знают только раз в году, в остальное время (зимой, летом, осенью) ее услуги никому будут не нужны. И именно в это время, компания не будет нести затраты на обслуживание того огромного функционала, который нужен ей только в пиковый период.
Итак, используя облачнее технологии, компания уходит от проблем, связанных с покупкой дополнительных лицензий, временем на установку и настройку приложений на каждом компьютере и поиске нового IT-сотрудника, используя онлайн-вариант необходимого софта, заплатив лишь за то время, которое сотрудники пользовались этим софтом.
Если же говорить глобально, то все варианты облачных технологий подразумевают подписочную модель оплаты (за фактическое использование). Причем, не только в отношении софта, но и по части аппаратных ресурсов. И это условно называется Pay as you go . Ну а тем, кому аппаратные ресурсы не нужны, могут просто взять требуемые приложения в аренду (и здесь мы возвращаемся к понятию Software as a Service (SaaS).
В России в последнее время происходят значительные изменения в области автоматизации документооборота и делопроизводства. Эксперты отмечают активную заинтересованность государственных органов виспользовании преимуществ, которые дает электронный документооборот. Также заметен и рост популярности мобильных решений для организации СЭД . Однако не менее значимым трендом, который сейчас наблюдают все эксперты и который оказывает значительное влияние на отечественную отрасль автоматизации документооборота, является СЭД в формате SaaS .
До недавнего времени в нашей стране, по мнению экспертов,росту проникновения «облачных » сервисов во многом препятствовало то, что уровень развития инфраструктуры и пропускная способность каналов связи не позволяли оказывать «облачные» услуги на должном уровне. Но все меняется стремительно:быстрое улучшение охвата и технических характеристик инфраструктуры, необходимой для организации доступа в Сеть, приводит к тому, что все больший интерес и все большее распространение получают решения, основанные на «облачных» технологиях.
Среди них - возможность реализации сервисов по организации СЭД , основанных на принципе SaaS , при котором пользователь получает доступ к продуктам по принципу подписки и платит не за приобретение лицензии на соответствующее ПО, а за использование продукта в том объеме, который ему необходим.
Тренд «ухода»в «облака» сервисов по организации электронного документооборота и, в частности, предоставления решений по модели SaaS стал одним из основных в рассматриваемой отрасли. Это направление, конечно, имеет свои безусловные плюсы как для тех, кто оказывает эти услуги, так и для пользователей сервисов, организованных по указанной модели. Вместе с тем, эксперты говорят о том, что осталось еще много вопросов относительно того, как организовывать схему продажи услугпо модели SaaS, как формировать цену при такой модели работы и так далее.
Отмечая существующие аспекты, которые необходимо преодолеть для успешного развития такой модели потребления услуг, как SaaS, применительно непосредственно к СЭД, участники рынка указывают следующее: «Перед нами как перед производителем и поставщиком решения стоит важный вопрос, как при предоставлении услуги по этой модели организовать оптимальный уровень технической поддержки, чтобы пользователи могли продуктивно пользоваться нашими решениями. Мы стремимся к тому, чтобы упростить работу с продуктами как за счет типовых настроек решения и дружественного интерфейса, так и путем формирования методических рекомендаций и материалов, дающих возможность пользователю самостоятельно решать вопросы, возникающие при организации документооборота в электронном виде», - рассказывает генеральный директор компании ЭОС ПВ Яковенко Виталий.
Эксперты также говорят, что при работе с программными продуктами по модели SaaS существует сложность, связанная с необходимостью обеспечения отказоустойчивости системы на уровне инфраструктуры для того, чтобы обеспечить корректную работу с продуктом в «облачной» среде. Существует также определенные барьеры со стороны самих пользователей, хотяво многом эти барьеры носят психологический характер. Потребителям зачастую сложно принять то, чтовнутренняя информация в рамках электронного делопроизводства хранится «где-то там, на неведомых серверах». Вопрос сохранности информации и ее недоступности для сторонних лиц при условии работы в «облаках» на сегодняшний день является едва ли не основным, волнующим потенциальных потребителей «облачных» сервисов. Эксперты при этом говорят, что обеспечение достаточного уровня безопасности в «облачной» среде вполне возможно (к примеру, за счет организации VPN на уровне каналов связи и заключения SLA с оператором для того, чтобы минимизировать риски утечки или потери информации).
Активно распространяющиеся в корпоративном секторе веб-сервисы начинают влиять и на развитие сферы электронного документооборота. Несмотря на то, что пока еще не очень большой процент субъектов бизнеса использует Системы электронного документооборота, построенные по модели SaaS, для некоторых организаций «облачные» СЭД становятся единственной возможностью разумного управления ресурсами и затратами.
По мнению специалистов, тенденция размещения СЭД в «облаках» в ближайшем будущем будет усиливаться, в особенности среди субъектов среднего и малого бизнеса. Таким организациям не нужно организовывать собственные сервера, ЦОДы, обучать пользователей и даже не нужно ничего внедрять. Затраты в этом случае пропорциональны использованию. Можно в любой момент изменять количество пользователей и другие параметры решений. СЭД из «облака» в этих случаях может стать идеальным вариантом.
Что касается крупных компаний, специалисты уверены, что их СЭД будут развиваться в так называемых «частных» облаках, позволяющих централизовать средства документооборота территориально распределенных компаний в едином дата-центре .
Законодательная деятельность в области электронного документооборота и интерес к этой теме со стороны руководства страны также положительным образом влияет на развитие технологий защищенного обмена документами, в том числе, основанного на «облачных технологиях». Тот факт, в стране законодательно утверждена возможность выставления и получения электронных счетов-фактур приведет к появлению нового «облачного» сервиса в лице операторов СЭД, которые будут контролировать процесс движения документов и иметь полномочия удостоверять счета-фактуры.
Однако пока процесс освоения «облачных сервисов», в том числе и в области документооборота, замедляется тем, что у пользователей до сих пор возникают страхи и сомнения по поводу их безопасности.
На самом деле, большинство причин, которыми компании отгораживают себя от использования web-сервисов, не имеют под собой логического обоснования.
Так, например, многие считают, что «облачные вычисления» - явление новое, а потому малоизученное и небезопасное. В действительности развитие «облаков» началось еще в те далекие годы, когда компьютеры представляли собой огромные машины и занимали несколько помещений, а то и этажей. Все это время эти сервисы называли онлайн-сервисами и использовались для общения, хранения различной информации, фотографий, видео, резервных копий данных. Но возникшая откуда-то метафора «облако» ввела пользователей в замешательство и породила недоверие к уже проверенным временем услугам.
Другой причиной нежелания использовать «облачные сервисы» в деятельности компании часто становится уверенность в уникальности своих бизнес процессов и в невозможности их автоматизации с помощью «облаков». Здесь существует 2 пути решения:
- Анализ бизнес процессов с целью определения, чем обусловлена их «уникальность». Часто причиной того, что бизнес процессы организации отличаются от стандартных, является следование традициям, на практике означающее, что бизнес процессы уже давно не пересматривались и не оптимизировались.
- Второй вариант предполагает кастомизацию облачного сервиса. Так, использование инфраструктуры в качестве сервиса позволяет создать виртуальный пул ресурсов, на которые можно устанавливать привычное ПО. Либо в качестве сервиса можно использовать программную платформу, а необходимое приложение в таком случае конструируется в соответствии с индивидуальными особенностями бизнес процессов организации.
Еще один комплекс страхов связан с вопросом контроля за информацией, хранящейся в «облаке»: данные хранятся непонятно где, они могут потеряться, стать доступными конкурентам, их могут украсть.
На самом деле, все вопросы, связанные с информационной безопасностью, можно решить, осветив их в контракте, регламенте, соглашении или ином документе, определяющем объем оказываемых услуг (SLA – service level agreement). В нем же можно определить уровень предоставления сервиса, ответственность оператора за нарушения порядка предоставления сервиса, нормативы восстановления данных после сбоя. Причем зачастую бывает так, что облачные провайдеры могут обеспечить гораздо более оперативное восстановление системы, нежели специалисты ИТ-службы конкретной компании. Ответственность за услуги, оказываемые сервис-провайдером, определяется на уровне юридического лица, и важной частью обеспечения безопасности является соглашение о неразглашении (Non-Disclosure Agreement), которое юридически защищает данные. В нем прописываются обязательства сторон и ответственность за разглашение данных. Естественно сервис-провайдеры, которые вложили серьезные средства в организацию бизнеса, будут всеми силами избегать нарушений, так как вся их деятельность построена на доверии.
Что касается вопросов доступа к данным других пользователей, здесь стоит узнать у оператора, как организовано совместное использование ресурсов. Вариантов реализации множество. И в действительности чаще всего пользователи имеют возможность контролировать свои данные, главное, грамотно этот контроль осуществлять.
Кроме того, от таких угроз, как хищение данных, DDoS-атаки и намеренная «поломка» сервиса не застрахованы и традиционные решения, и большой разницы, установлен ли сервер в офисе у заказчика или в дата-центре, нет. Но, пытаясь получить доступ к данным, хранящимся у сервис-провайдера, злоумышленники столкнутся с профессиональными аппаратно-программными средствами защиты (например, устройствами Cisco ASA 5500 Series и IronPort), со специализированными решениями для защиты на уровне приложений, с опытными системными администраторами, которые занимаются исключительно вопросами безопасности.
Проблему недоверия оператору можно решить, например, с помощью независимой сертификации облачных решений. Процедура может быть как добровольная, так и обязательная. Так, в США существует несколько стандартов сертификации, использующихся для обеспечения соответствия требованиям управления организацией, безопасности, доступности сервиса, целостности обработки данных, конфиденциальности. Глобальная природа Интернета предполагает, что провайдер юридически и физически может располагаться в любой точке мира, лишь бы его условия удовлетворяли требованиям клиента. Поэтому, соответствие оператора строгому облачному стандарту другой страны может рассматриваться как его конкурентное преимущество.
Если же говорить о тех вопросах, которые могут реально возникнуть при использовании облачных решений, то здесь можно сделать как минимум 2 замечания.
1. Не все информационные системы могут быть переведены в облако. Облачный вариант существования для некоторых из них просто нецелесообразен. К таким системам можно отнести: системы, работающие с производственным и иным специфичным оборудованием, в том числе системы реального времени высокоинтегрированные системы, заказные системы, разработанные 15-30 лет назад. Данные системы могут использовать устаревшее оборудование, более неподдерживаемые операционные системы и платформы. Часто сам разработчик уже прекратил их поддержку; системы, обеспечивающие жизнедеятельность предприятия. Это системы, простой которых может привести к катастрофическим последствиям или потере бизнеса. Например, для банка такой системой является АБС.
2. Проблема надежности соединения с Интернет-провайдером. При использовании онлайн-сервисов компания попадает в зависимость от доступности, скорости, надежности интернет-соединенния. Чтобы оценить этот риск, нужно определить его вероятность и ущерб (например, с помощью оценки статистики и возникавших проблем в прошлых периодах). Самый очевидный вариант минимизации этого риска – организация резервного соединения.
В действительности задуматься об использовании web-сервиса для работы с документацией стоит, если:
- в организации стремительно увеличиваются объемы документооборота. Онлайн сервисы позволяют быстро и достаточно эффективно автоматизировать управление потоками документов с такими преимуществами, как более низкие затраты на приобретение и более простое администрирование ИТ-системы. Поставщик отвечает за управление инфраструктурой и поддержку сервиса, пользователю не приходится что-либо покупать, поддерживать или чем-либо управлять. Считается, что в большинстве случаев крупные предприятия могут потенциально сэкономить более 50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта, выбрав для управления документами модель SaaS. Для небольших компаний автоматизация документооборота посредством «облачной» СЭД выйдет еще менее затратной, т.к. относительная стоимость инфраструктуры, а также стоимость администрирования при этом заметно снижаются.
- направление бизнеса компании быстроразвивающееся. Использование СЭД из «облака» может значительно уменьшить расходы компании на управление программным обеспечением: изменения в системе происходят единовременно для всех без установки при этом дополнительного ПО. Поставщик решения осуществляет обновления на сервере, которые мгновенно становятся доступны посредством Web-доступа, поэтому обновление версий проходит незаметно для эксплуатанта и дополнительно не оплачивается.
- Вы не хотите тратить деньги и время на проведение закупочных процедур, переговоров, тестирование, выполнение работ по внедрению и настройке. Выбирая облачную СЭД, заказчик увидит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, сроки внедрения будут гораздо меньше, а окупаемость наступит намного раньше.
- в Вашей организации достаточно большое количество транзакций. «Облачные» системы документооборота обычно позволяют автоматизировать не только внутренний документооборот организации, но и движение документов между разными организациями, что достаточно актуально в наше время. Если компания активно работает с клиентами, поставщиками, партнерами, - web-сервис для работы с документами может стать для нее идеальным вариантом.
Так или иначе, переход на использование «облачных решений» должен стать для компании эволюцией, а не революцией: выбор, установить серверы и ПО у себя, воспользоваться «облачным» сервисом или выбрать гибридную модель, есть всегда.
15 декабря 2016 г. 17:03Об управлении документами с помощью облачных ИТ-моделей разговоры начались лет пять назад, тогда же стали появляться первые предложения на рынке. В тот момент многие эксперты говорили о том, что именно СЭД-направление может стать одним из лидеров среди разного рода прикладных систем предприятий в плане использования облачных сервисов, однако довольно быстро стало понятно, что эти прогнозы не оправдались. Какое-то продвижение здесь, конечно, было, но совсем не такое стремительное, как виделось поначалу.
Каково же положение дел с использованием облачных систем документооборота сейчас? Какие наблюдаются тенденции, каковы трудности и как они решаются? На вопросы PC Week в рамках обзора отвечает Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании DIRECTUM.
Облачные модели использования СЭД
Облачные вычисления - это общая концепция, которая подразумевает, что заказчик в той или иной степени и в тех или иных форматах использует те или иные вычислительные ресурсы ИТ-поставщика на условиях аренды. Такая формулировка показывает, что уровень облачности ИТ-систем может изменяться в довольно значительном диапазоне, и этот уровень зачастую не определяется какой-то одной характеристикой, а является многопараметрическим.
Наверное, эта многопараметричность особенно характерна для сферы управления документами. Ведь тут могут применяться различные варианты облачных моделей, например SaaS (готовые облачные сервисы, за которые полностью отвечают облачные провайдеры) или размещение традиционных онпремис-решений в облачной IaaS-инфрастуктуре (тогда провайдер отвечает за инфраструктуру, но не за само программное решение). Возможны и гибридные схемы, когда СЭД-решение развертывается на площадке заказчика, а облако используется как хранилище документов.
PC Week: Так что же мы имеем в виду под определением «облачные СЭД» или «документооборот в облаках», какие модели наиболее востребованы на рынке? Кто является поставщиком SaaS-СЭД?
Василий Бабинцев: За союзом «мы» может стоять несколько сторон, интересующихся темой облаков. Логичнее будет посмотреть на две из них – заказчиков и вендоров.
Со стороны заказчиков, облака – это перспективная технология, позволяющая получить новый эффект от использования ИТ за счет снижения издержек (стартовых и инфраструктурных), иной эластичности потребления и возможностей для внедрения изменений в компании. Конкретные модели развертывания (частное, публичное или гибридное облако), обслуживания (SaaS, Iaas и далее до *aaS) и взаимодействия с поставщиками (и провайдерами) выбираются клиентом исходя из экономических соображений.
Компания DIRECTUM – вендор ECM-систем, и мы предлагаем своим заказчикам наиболее востребованные с их точки зрения варианты. Сейчас это SaaS-решение в публичных и частных облаках на базе системы DirectumRX. Также мы можем развернуть IaaS-решение в частном облаке на базе системы DIRECTUM. Активно рассматриваем гибридные схемы с выносом части бизнес-функций за контуры только одного облака (например, сканирование и распознавание документов, подготовку сложной отчетности, обмен документами с контрагентами, долговременное хранение документов). Переговоры с сервис-провайдерами нами также ведутся, но пока широкого спроса на их услуги со стороны клиентов мы не увидели.
Текущее положение дел с применением облачных СЭД
PC Week: Какова общая ситуация в России с "документооборотом в облаках"? Какие тут наблюдаются тенденции?
Василий Бабинцев: Мониторинг рынка СЭД РФ – наша профильная задача. В 2014-2016 годах мы проводили опрос как раз по теме готовности переходу на SaaS для управления документами. Результаты опубликованы на ECM-Journal в статье « ».
Общие выводы: из 495 ответов респондентов бо́льший интерес к SaaS проявили компании сектора СМБ и московские компании (вне зависимости от использования СЭД); компании уже использующие СЭД более консервативны в вопросах смены архитектуры и предпочитают оставаться на модели on-premise; наблюдается интерес к SaaS у компаний крупного бизнеса при подключении новых бизнес-функций.
Компании, вне зависимости от категории и размера, пока с опаской относятся к переносу части бизнес-процессов за внешний контур предприятий (публичные облака), особенно финансовых. Но малый бизнес, в силу ограничений в ИТ-инфраструктуре, в ряде случаев форсирует переход к облачному обмену документами через сервисы ЮЗДО (такие как Synerdocs). Крупные заказчики, используют облачные сервисы, но все же хранят документы в своих закрытых корпоративных системах.
Плюсы и минусы облачных СЭД
PC Week: В чем заказчики видят достоинство "документооборота в облаках"?
Василий Бабинцев: Здесь стоит разделить компании СМБ и крупные, т.к. их аргументы в пользу облаков отличаются.
У малых и средних компаний как правило нет своей ИТ-инфраструктуры, ограничены мощности ИТ-служб, нет больших бюджетов на закупку ПО и внедрение. Облака позволяют им быстро стартовать с минимальными вложениями, а современные решения, такие как DirectumRX, предоставляют функциональность электронного документооборота уровня корпоративных систем.
Крупные заказчики через облака стараются решить проблему опробования новых процессов, т.к. ИТ связаны серьезной инфраструктурой уже внедренной корпоративной системы и не столь гибки к разовым задачам. Облачные сервисы позволяют, не изменяя текущую архитектуру, протестировать новые бизнес-решения ECM-систем и, если они окажутся удобными и эффективными, внедрить их в свою инфраструктуру. Если же новые процессы касаются работы с внешними контрагентами, то такие сквозные бизнес-решения могут закрепиться и на уровне облаков, при этом текущие пользователи этого не заметят, продолжая работать в интерфейсе привычной ECM-системы (такая возможность работы с сервисами через один привычный интерфейс уже реализована в системах DIRECTUM и DirectumRX)
PC Week: Какие проблемы (технические, организационные, нормативные) приходится решать вендорами и провайдерам при создании облачных СЭД-сервисов?
Василий Бабинцев: Компания DIRECTUM работает на рынке СЭД РФ уже 13 лет. Начиная с 2016 года, мы усилили продвижение облачной ECM-системы DirectumRX на массовый рынок в виде коробочного ПО. Это был для нас определенный вызов.
С организационной стороны мы создали новую модель быстрых продаж от первого контакта с потребителем, до выставления счета и автоматического создания тенанта. Нормативно – перешли на модель договора присоединения (оферты). При этом процесс проходит в электронном виде, и заказчик сразу подключается к юридически значимому документообороту на базе сервиса Synerdocs. В этом случае клиент начинает работать в системе уже в день обращения. Правда, стоит признать, что не все заказчики готовы работать на безбумажной основе, но это дело времени. С технической точки зрения – это обеспечение безопасной и безотказной работы клиента в публичном облаке. Мы круглосуточно мониторим состояние систем клиентов и гарантируем работоспособность не менее 99% времени, а за каждый час недоступности (если такая будет) компенсируем по 1% от месячной суммы договора.
PC Week: Что мешает и что помогает вендорам и заказчикам внедрять облачные СЭД? Как решаются вопросы эксплуатации, модернизации и развития подобных систем?
Василий Бабинцев: Опять же будем говорить об облачном ECM-рынке SaaS для СМБ.
Организационный вопрос – недоверие внутренних заказчиков к облакам. Несмотря на то, что за последнее время многие вопросы безопасности сняты и провайдеры участвуют в регулярных аудитах и проверках с целью подтверждения соответствия требованиям стандартов и законодательства, техническое и психологическое сопротивление до конца не снято. В т.ч. аргументом является полная зависимость от интернет-провайдеров (и здесь приходится признавать, что придется разворачивать резервные каналы связи). Иногда сталкиваемся и с неготовностью отдельных ИТ-специалистов, которые предвзято относятся к появляющимся на рынке технологиям, и даже явные преимущества в экономической эффективности не всегда могут изменить их приоритеты к безопасности.
Упомянутая безопасность выступает и основным техническим ограничителем в силу наличия специфических настроек безопасности в ИТ-инфраструктуре компании-заказчика:
● прокси-серверы с большим количеством ограничений (некоторые облачные приложения используют специфические протоколы и не умеют работать со всеми типами прокси-серверов);
● средства мониторинга трафика и утечек информации вносят существенные задержки в работу облачных приложений, что снижает производительность приложений, а в некоторых случаях приводит к невозможности использования приложения.
Решаются такие технические проблемы только адаптацией инфраструктуры к требованиям облачных провайдеров.
С нормативной точки зрения сетевой и облачный провайдеры предоставляет пользователям параметры собственных сервисов (SLA). В них включаются гарантированная доступность сервиса, время проведения плановых работ, информация о резервном хранении информации и т.д. В случаях, когда заказчикам не подходит существующий SLA, а специальные условия будут стоить значительно дороже, что затрудняет старт работ.
Но, как показывает практика, вендоры облачных систем и заказчики движутся друг к другу, пытаются максимально приблизить требования, развивать общую инфраструктуру. Так что многие проблемы вполне решаемы.
Типовые заблуждения заказчиков в отношении облачных СЭД-сервисов● Облачная ECM-система сильно урезана в функциональности; В основном сравнивают с бесплатными потребительскими облачными сервисами, хотя корпоративное облачное ПО по управлению документами содержит уже в коробке мощный функционал.); ● Недостаточный уровень защиты информации при работе в облаке; Здесь требуется серьезная работа по грамотному информированию о развитии современного облачного ПО; например, компания DIRECTUM запустила раздел « » на ECM-Journal; ● Как бы это не казалось странным, но совокупное дорогое использование модели SaaS; Правда выясняется, что часто заказчики забывают учесть в стоимости on-premise решений все составляющие, например, владение инфраструктурным ПО (в т.ч. его регулярное обновление) и необходимость наличия своих оплачиваемых ИТ-специалистов. |
Полный текст обзора “Автоматизация документооборота: трудная дорога в облака” .
Горы бумажных документов на столах остались для многих компаний в далеком прошлом. На смену им пришли электронные версии в сотнях копий и разных форматах.
Однако, если стал необходимостью и имеет ряд преимуществ, почему же перевод документов в «облака» вызывает столько опасений? Давайте попробуем разобраться.
Начнем с того, что облачные технологии пользуются большой популярностью и широко используются в разных сферах бизнеса. Если же говорить непосредственно о переведении системы документооборота в «облака», то можно выделить следующие преимущества:
- Не нужна своя инфраструктура
Компании не требуется закупать новое серверное оборудование, устанавливать ПО и инвестировать в приобретение ряда компонентов ИТ-инфраструктуры. - Масштабируемость
При увеличении объема обрабатываемой информации вы просто арендуете дополнительные мощности в «облаке». - Доступность
У вас и ваших коллег есть круглосуточный доступ к документации, благодаря абсолютной гибкости «облачных» решений. А системы резервного копирования и круглосуточной технической поддержки дают возможность в любое время восстановить или обновить документ.
И все же, не стоит представлять облачный документооборот только в радужном свете. :-) Хотя уровень безопасности в облачных дата-центрах не ниже, чем в локальных, а, зачастую, и выше, переход в облака сопряжен с некоторыми рисками.
- Риск утечки информации
Если вы прибегаете к B2B-услуге, то есть отдаете свою документацию на хранение и перевод в «облака», убедитесь, что возможность потери или утечки информации минимизирована. Иначе, вы полностью пропускаете информацию через чужие руки. Плюс, стоимость таких услуг будет выше, чем просто аренда облачного сервиса.
Лучше возьмите «перевод» документов в свои руки. Обучение не займет много времени у вашей ИТ-службы. - Потеря данных из-за разрыва соединения с сервером
Не стоит забывать и том, что в разгар рабочего дня у вас может пропасть соединение с облачным сервером. В случае со своим сервером, вы можете вызвать администратора, который быстро все восстановит. В случае с «облаком», вы можете только обратиться в службу поддержки и терпеливо ждать. Да, и вероятность недоступности линии связи с облачным сервером выше, чем с локальным сервером. В такой ситуации вы можете надеяться только на то, что последняя версия вашего документа будет сохранена.
Таким образом, облачный документооборот как B2B-услуга может оказаться не слишком эффективным, но, если «переводом» документов занимаетесь вы сами, то это определенно имеет преимущества. Такие как отсутствие необходимости приобретения нового дорогостоящего серверного оборудования, сокращение расходов на внедрение системы или ее обновление, автоматизация управления документами, а также круглосуточный доступ.
Как видите, у облачного документооборота есть свои недостатки, но и преимущества имеют немалый вес. Поэтому перед тем, как «отправить в облако» документы, оцените все «за» и «против». Возможно, ваша локальная ИТ-инфраструктура полностью справляется.
А если вы все-таки решились, то не забывайте о том, что многие вопросы обеспечения безопасности вашей корпоративной информации поможет решить SLA (соглашение об уровне оказания услуг).
Сергей Пупкевич
руководитель департамента Java-решений
Читайте также:
|
Облачные технологии - это способ увеличения пропускной способности сетей или предоставление ИТ-ресурсов в виде сервиса, который Вы можете получить, не вкладываясь в создание новой инфраструктуры, при этом у Вас нет нужды готовить новые кадры или покупать лицензированное новое программное обеспечение. Сервисы, входящие в облачные технологии, предоставляются на основе подписки или платы за использование услуги, в режиме реального времени через Интернет, это конечно расширяет существующие у Вас возможности.
Раскрывается суть необходимости использования облачных СЭД (система электронного документооборота). Аспекты, позволяющие упростить работу малых компаний.
Функциональные особенности облачной СЭД:
· хранение и систематизация любых документов по видам или направлениям. Данные с любого носителя переносятся в систему и можно начинать работу. Важная деталь – возможность работы с программами, не установленными на компьютере или другом задействованном устройстве. Это значительно облегчает сотрудникам работу с мобильными устройствами.
· регулирование прав доступа. Руководитель с легкостью ограничит или расширит права доступа того или иного сотрудника.
· предусмотрено создание шаблонов. Сокращает время на выполнение поставленной задачи, облегчает работу с документами.
· функция согласования и утверждения документов. Руководитель вправе определить круг сотрудников, которые получат документ на утверждение или согласование. Информация о движении и поправках к документам всегда доступна
· полнотекстовый и параметрический поиски. Первый позволяет находить нужные документы по вложенным файлам, второй – отбор по параметрам
Также имеет место быть преимуществам для малого бизнеса и крупных компаний. Ранее мы рассмотрели выгоды от использования облачной СЭД для руководителей небольших компании. Стоит заметить, что облачные технологии незаменимы и для работы крупных компаний.
Не сложно представить следующую ситуацию: отделу крупной компании понадобилась простая и доступная по цене система для согласования документов. Выход - облачная СЭД. Позволит реализовать свои задачи, не разворачивая дополнительных систем в офисах предприятия и не тратя на это много денег из бюджета отдела.
Другая ситуация: команда проектировщиков, которая состоит из сотрудников различных фирм, ставит перед собой задачу согласования документов между собой. Необходимо учесть, что проект не долгосрочный. На помощь придут облачные СЭД, позволяющие выбрать оптимальный тарифный план на время работы над проектом.
Исходя из всего вышесказанного, следует вывод - облачные СЭД незаменимы в работе компаний любого уровня.
Система электронного документооборота ИС «Aviscloud»
Дадим понятие информационной системы «Aviscloud»и выделим её отличительные возможности.
Информационная система «Aviscloud» - первая информационная система для автоматизации документооборота (СЭД), построенная на основе интеграции самых передовых облачных технологий и платформы Microsoft SharePoint 2013.
Благодаря этому решению ваша организация, независимо от ее размеров и зрелости, в короткие сроки получает мощный инструмент для организации электронного документооборота. Вместе с ростом вашей компании органично будет расти и ее информационное пространство.
Вот некоторые возможности этого решения:
· Документооборот вашей организации унифицирован. Документы хранятся в электронном виде в одном месте - в облаке.
· Все документы доступны из любой точки и максимально защищены от несанкционированного доступа.
· Все приложения для управления документами работают на любых устройствах. Доступ выполняется по одной учетной записи.
· Согласование и утверждение документа в системе выполняется одновременно всеми ответственными в электронной форме. Всегда известен статус документа.
· Процессы внутреннего документооборота (согласование приказов, оформление командировок), полностью автоматизированы.
· На любое устройство можно получать уведомление об изменении документа.
· Задачи по обработке электронных документов с помощью системы можно назначать сотрудникам с контролем сроков их исполнения системой.
· С помощью корпоративного портала можно обмениваться информацией с коллегами, партнерами и клиентами.
Разработку оптимальной бизнес-модели документооборота, автоматизацию бизнес-процессов и внедрение электронного документооборота на вашем предприятии, где бы оно не находилось, выполнят специалисты компании «AVIS», представительства которых находятся в таких городах как Москва, Екатеринбург, Челябинск, Тюмень, Пермь, Ижевск, Чайковский.
Возникает вопрос, а как же работает данная система. Информационная система «Aviscloud» базируется на облачных технологиях - когда вся информация хранится и обрабатывается в "облаке", расположенном в центре обработки данных (ЦОД).
Для реализации СЭД Электронный документооборот в облаке Информационного центра АВИС развернута платформа Microsoft SharePointServer 2013.
При использовании самого передового принципа «Приложения как сервис» (Softwareas a service – SaaS) в ЦОДе располагаются все данные пользователей, системные программы, платформы и даже приложения, которые «арендуютя» для использования на своем устройстве.
Есть возможность начать внедрение СЭД - Информационной системы «Aviscloud»в публичном облаке, разделяя ресурсы с другими пользователями. Можно использовать свое частное облако, или даже организовать собственный ЦОД по технологии aviscloud.
При желании можно разделить сервисы и приоритеты программы СЭД между ИС aviscloud и Microsoft Office 365. Можно также соединить данном решении разные варианты облаков.
Но какое бы решение по внедрению системы электронного документооборота не было принято, единственной заботой пользователя останется только работоспособность своего компьютера, планшета или смартфона. Остальное - за Информационным центром АВИС.
Теперь разберем структуруСЭД «Aviscloud».
Информационная система (ИС) электронного документооборота «Aviscloud» включает следующие разделы, отображаемые на главной странице:
· Основные разделы работы с документами и данными: Документы и Центр поиска;
В частности, раздел Документы является основным разделом электронного документооборота компании. С помощью него система производит регистрацию входящих и исходящих документов; подготовку, согласование и утверждение договоров и внутренних документов (приказов, комплектов документов для командировок и пр.).
Раздел Центр поиска программы СЭД содержит инструменты для поиска по контексту и атрибутам и обеспечивает высокую релевантность (соответствие запросам) поиска по всей электронной базе с возможностью уточнения запросов.
· Текущие задачи – задачи, созданные пользователем системы или назначенные ему;
· Информеры- для быстрого доступа к текущим данным пользователя;
· Календарь - информация о мероприятиях пользователя;
· Сотрудники - информация о действующих сотрудниках и видах коммуникаций с ними.
Все разделы программы электронного документооборота взаимосвязаны друг с другом. Из записей одного раздела можно перейти в записи другого по ключевым полям. Например, из записей о задачах, связанных с электронными договорами, можно одним кликом перейти в карточки договоров.
В Информационной системе «Aviscloud» разработан удобный сервис для формирования, согласования и утверждения внутренних документов компании. Например, после утверждения приказа на командировку по уже введенным данным автоматически формируются печатные формы командировочного удостоверения и задания на командировку. Также автоматически назначаются задачи согласования расходов, бронирования гостиницы и билетов.
В ИС «Aviscloud» есть удобное облачное хранилище и для личных документов OneDrivePro, что практически не встречается в подобных системах. Электронный документ, помещенный в OneDrive, становится доступным вам из любого места и с любого устройства. Личные документы легко переводятся в разряд доступных ограниченному (или неограниченному) кругу лиц. Уведомления об изменениях в документах могут рассылаться системой на любые устройства, например, в Канале новостей.
Электронный документооборот компании немыслим без учета мобильного использования такого инструментария. Поэтому все возможности программы электронного документооборота доступны и на мобильных устройствах смартфонах и планшетах - в любом месте, где бы вы не находились.
По поводу цену можно сказать следующее, разнообразие продуктов компании Avis поражает. Выделим конкретно СЭД «Aviscloud» и её стоимость для разного количества (10, 25 и 50) пользователей разных инфраструктур. Интересуют нас интегрированные решения “Документооборот ИС aviscloud S” и “Документооборот ИС aviscloud E”.
Для индивидуальных пользователей и организаций:
Для студентов и преподавателей:
Что касательно средств защиты информации в данной СЭД, то можно выделить защиту документа с помощью технологии Watermark. Одновременное независимое использование нескольких технических мер защиты (ЦВЗ, ЭЦП и метки времени) повышает уровень защищенности электронного документа в системе. Нужно потратить массу средств (месяцы и даже годы, тысячи и миллионы долларов), чтобы подобрать цифровую подпись к электронному документу. СЭД «Aviscloud»на базе Microsoft SharePointServer также обладает высоким уровнем защиты от несанкционированного доступа, что позволяет безопасно обращаться к ресурсам как из локальной сети, так и через интернет.
Стоит разделить безопасность в данной СЭД на 3 пункта, каждый из которых включает в себя основные возможности:
1. Конфиденциальность
1.1. Гибкая настройка уровней доступа к информации сотрудников и контрагентов.
1.2. Возможность удалять свои данные в любое время, из любого места и любого устройства.
1.3. Обеспечение мгновенной миграции данных из единого центра управления.
2. Защита информации
2.1. Многоуровневое аппаратное, программное и организационное обеспечение безопасности доступа и обработки данных.
2.2. Комплексная защита информационных потоков.
2.3. Надежная антивирусная защита данных и сервисов.
2.4. Гибкая защита от спама.
3. Надежность
3.1. Полное обеспечение лицензирования всех сервисов.
3.2. Центр обработки данных уровня надежности Tier3.
3.3. Резервирование магистральных каналов передачи данных.
3.4. Техническая поддержка в режиме - 24х7х365.
Говоря в общем данная СЭД гарантирует не только защиту документов на всех уровнях и обеспечение конфиденциальности документооборота.
Выделим преимущества использования СЭД «Aviscloud»:
ü Эффективность использования рабочего времени - за счет электронного документооборота, стандартизации рабочих процессов и форм.
ü Мобильность благодаря возможности доступа ко всей информации и функционалу управления документами из любого места и любого устройства.
ü Экономичность документооборота – за счет сокращения внутрипроизводственных затрат (материалы и устройства печати, сканеры и пр.).
ü Доступность - благодаря простоте освоения, подключения и применения системы электронного документооборота.
Вывод: СЭД “Aviscloud” является полноценным продуктом, который позволит организовать удобный,надежный и качественный документооборот, ведь она является одной из немногих СЭД позволяющих получить доступ к сервисам из любого места с любого устройства благодаря своим облачным технологиям, разработанным на базе продуктов компании Microsoft, что внушает доверие. Также данная СЭД обеспечивает полную автоматизацию документооборота на предприятии и масштабную защиту документов и данных пользователя как во время создания документа, так и после – во время хранения или обработки.